Autor: Ing. Petr Kučava
Doba čtení: 6 minut
Kancelář může na první pohled působit moderně, přesto se v ní zaměstnanci necítí dobře. Důvod často nespočívá v kvalitě vybavení ani v designu interiéru. Mnohem častěji jde o drobná rozhodnutí během plánování, jejichž dopady se projeví až ve chvíli, kdy se kancelář začne každý den používat.
Právě proto je vhodné věnovat dostatek času přípravě ještě před samotnou realizací. Dobře promyšlený návrh kanceláře dokáže řadě podobných problémů předejít a vytvořit prostředí, které bude dlouhodobě podporovat efektivní práci.
1. Všichni zaměstnanci mají stejné pracovní podmínky
Na první pohled se může zdát spravedlivé vytvořit stejná pracovní místa pro všechny. Ve skutečnosti ale jednotlivé profese pracují odlišným způsobem. Účetní potřebují klid pro soustředění, obchodníci často telefonují a projektové týmy pravidelně spolupracují nad společnými úkoly.
Pokud kancelář nereflektuje rozdílné potřeby jednotlivých týmů, začnou zaměstnanci hledat náhradní řešení. Telefonují na chodbách, porady přesouvají do kuchyňky nebo si hledají klidná místa mimo kancelář.
2. Chybí prostory pro krátké porady
Ne každé pracovní setkání vyžaduje rezervaci velké zasedací místnosti. Mnoho porad trvá jen několik minut a jejich účastníci potřebují především klidné místo, kde mohou rychle probrat konkrétní úkol.
Pokud podobné prostory chybí, přesouvá se komunikace mezi pracovní stoly. To zvyšuje hluk a omezuje soustředění ostatních zaměstnanců.
Neformální zóna pro krátká setkání pomáhá omezit vyrušování zaměstnanců při práci v otevřené kanceláři.
3. Návrh počítá pouze se současným stavem
Firma se během několika let může výrazně změnit. Přibývají zaměstnanci, vznikají nové týmy nebo se mění způsob práce. Kancelář, která byla navržena pouze podle aktuálních potřeb, nemusí být na podobný vývoj připravena.
Proto by měl návrh kanceláře myslet také na budoucí flexibilitu. Možnost upravit dispozice nebo doplnit nové pracovní zóny pomáhá prodloužit životnost celého řešení.
4. Podceňuje se akustika
Hluk patří mezi nejčastější důvody, proč se lidé v otevřených kancelářích obtížně soustředí. Přitom nejde pouze o hlasité telefonování. Rušivě mohou působit i běžné rozhovory nebo zvuky kancelářské techniky.
Dobře navržené pracovní prostředí proto počítá s akustickými prvky, vhodným rozmístěním pracovních míst i oddělením hlučnějších zón od prostor určených pro soustředěnou práci.
5. O úspěchu rozhoduje až každodenní provoz
Krásná vizualizace ještě nezaručuje, že bude kancelář dobře fungovat. Skutečný výsledek se ukáže až během běžného pracovního dne, kdy zaměstnanci využívají všechny části kanceláře současně.
Úspěšný návrh kanceláře proto vychází z reálného způsobu práce lidí, nikoliv pouze z estetických požadavků. Pokud se podaří sladit ergonomii, komunikaci i budoucí rozvoj firmy, vzniká prostředí, které bude dobře sloužit mnoho let.
O autorovi
Ing. Petr Kučava je senior copywriter a komunikační specialista se zaměřením na technická, produktová a vysvětlující témata. Dlouhodobě spolupracuje s odbornými konzultanty a převádí složitá témata do srozumitelné podoby.